Se siete un project manager non lavorerete quasi mai da soli. Spesso avrete bisogno di persone con la personalità e le abilità adatte al raggiungimento dei vostri obiettivi nel rispetto delle scadenze.

Ma come si costruisce il team di progetto perfetto per voi?

6 PERSONE CHE NON POSSONO MANCARE NEL VOSTRO TEAM DI PROGETTO

1. TEAM LEADER: la persona preposta a guidare la squadra, procurandosi le risorse necessarie, superando le difficoltà e risolvendo in modo propositivo i problemi che potrebbero sorgere. Nelle aziende più grandi, il team leader coincide spesso con il project manager. Per le PMI invece, il team leader è solitamente responsabile di progetti specifici e questa responsabilità lo rende una specie di proprietario del progetto. Il team leader definisce le aspettative del cliente e della squadra, e si accerta che tutti gli stakeholder del progetto siano sempre aggiornati e allineati. Questa figura monitora anche il budget e il progresso del lavoro.

2. ESPERTO IN MATERIA: ogni progetto richiede un numero di specialisti responsabili di aspetti specifici del progetto. Pensate ad esempio alle figure di sviluppatore, designer, copywriter, fotografo e architetto.

3. BUSINESS ANALYST, RESPONSABILE DEL PRODOTTO O STAKEHOLDER ATTIVO: sia che si tratti di definire i requisiti di un progetto, documentare i feedback degli utilizzatori o trasformare le informazioni in report, avrete bisogno di una persona in grado di gestire i prodotti risultanti dal vostro lavoro. Questo è un membro importante della squadra, in quanto non dimentica mai le esigenze del cliente e assicura così il rendimento del vostro investimento (ROI). Per i team e i progetti più piccoli, questo ruolo viene spesso rivestito dal team leader. Ma se disponete delle risorse giuste, vi conviene includere una persona che riesca a mantenere sempre una visione d’insieme dell’intero progetto.

4. CONSULENTI ESTERNI: quando vi trovate immersi nel lavoro potreste non riconoscere alcune difficoltà. Ecco perché è utile coinvolgere dei consulenti esterni che possano offrire una prospettiva diversa e un approccio nuovo al progetto.

5. SPONSOR DI PROGETTO: Il ruolo dello sponsor di progetto risulta abbastanza nebuloso per molti. In molti casi si tratta di un membro dell’alta dirigenza dell’organizzazione operante. Lo sponsor spesso è la persona che sceglie il responsabile di progetto, approva il budget, assicura la disponibilità delle risorse e aiuta a risolvere conflitti o a rimuovere ostacoli. Oltre a questo, è anche la persona che firma l’approvazione per passare alla fase successiva.

6. CLIENTE Il cliente stabilisce il valore del progetto e per questo ogni cliente, sia esso rappresentato da un individuo, da una squadra o da terze parti (ad esempio un’agenzia di comunicazione), è tenuto a ricevere lo stesso trattamento. Allineare gli obiettivi del progetto alle richieste del cliente è un prerequisito necessario di qualsiasi progetto, al fine di mantenere un approccio cliente-centrico.

ASSEGNARE RUOLI DIVERSI Avere una comprensione univoca dei ruoli di progetto garantisce chiarezza e struttura. Se tutti i membri del vostro team sono in grado di sapere in ogni momento chi sta lavorando a quali attività, potranno rispondere rapidamente a qualsiasi feedback o richiesta. Contemporaneamente, una struttura chiara aiuta a stabilire una timeline fattibile. I talenti delle persone dovrebbero Idealmente corrispondere al loro ruolo all’interno della squadra e tutti dovrebbero capire come raggiungere gli obiettivi assegnati. Assegnare responsabilità specifiche a ciascun membro crea un senso di appartenenza e migliora la produttività. Non dimenticate mai che quello che piace fare ad alcuni membri potrebbe non essere quello che sono più bravi a fare. Rendete collaborativo il processo di distribuzione dei compiti: invitate i membri del team a condividere le proprie riflessioni.

COME OTTENERE IL MEGLIO DAL VOSTRO TEAM

Cercate persone con una mentalità simile, ma con competenze diverse. •

Una mentalità partecipativa è essenziale. I membri del vostro team devono poter dipendere dagli altri per mantenersi concentrati. Una squadra in cui le persone pensano di dover completare il lavoro degli altri è destinata a fallire.

Promuovete un atteggiamento positivo tra i membri del team. Un buon punto di partenza è il senso condiviso degli obiettivi di progetto. Confrontatevi sul perché lavorate sul progetto e su che impatto avrà sul vostro business. • Chiedete a ogni membro del team che processi e tecniche specifici utilizzeranno. Le diverse metodologie hanno punti di contatto? • Create un ambiente lavorativo motivante. Assicuratevi che tutti si sentano a loro agio e siate aperti a domande ed a suggerimenti non convenzionali. • Passate del tempo fuori dall’ufficio e organizzate attività di gruppo per sostenere lo spirito di squadra e allo stesso tempo scaricare la tensione.